Teams ersetzen: warum ein Werkzeug dafür nie reicht

Die Anfrage kommt fast immer in derselben Form: „Wir suchen einen europäischen Ersatz für Teams." Der Satz enthält bereits den Fehler, an dem das Vorhaben später scheitert.

Teams ist kein Chat. Es ist ein Chat, eine Videokonferenz, eine Dateiablage, eine Telefonanlage und ein Berechtigungssystem, die zufällig hinter derselben Oberfläche liegen. Wer eines davon ersetzt und die anderen vier vergisst, merkt es nicht am ersten Tag, sondern in Woche drei — und dann ist es keine technische Frage mehr, sondern eine politische.

Die fünf Teile, einzeln betrachtet

Chat ist der Teil, an den alle zuerst denken, und der am einfachsten zu ersetzen ist. Element auf Matrix-Basis ist hier das ernsthafteste Angebot: ein offenes Protokoll, selbst betreibbar, in Behörden im Wirkbetrieb. Der Hersteller sitzt in Großbritannien — weil aber der Betrieb bei Ihnen liegt und das Protokoll offen ist, wiegt das leichter als bei einem Mietprodukt. Genau darum geht es bei Offene Standards.

Videokonferenz ist der Teil, den Sie zuerst umstellen sollten, nicht zuletzt. Es gibt keinen Datenumzug, das Risiko liegt bei einem Nachmittag, und Sie bekommen den Beweis, dass ein europäisches Werkzeug nicht automatisch schlechter ist. OpenTalk ist dafür gebaut, Nextcloud Talk reicht für kleinere Runden, skaliert ohne zusätzlichen Signalserver aber schwach.

Dateiablage ist ein eigenes Vorhaben und gehört nicht in dieselbe Woche. Zerlegen Sie den Bestand in die kalte Hälfte — Archive, Projektabschlüsse, Vertragsordner — und die heiße, in der mehrere Personen gleichzeitig schreiben. Die kalte Hälfte zieht an einem Wochenende um. Die heiße ist in Wahrheit ein Dokumentenbearbeitungs-Problem und wird später gelöst.

Telefonie ist der Teil, den fast alle übersehen. Wenn Ihre Durchwahlen über Teams laufen, hängt an der Migration ein Telefonie-Projekt mit eigener Rufnummernportierung. Das ist machbar, aber es ist nichts, was man nebenbei entdeckt.

Berechtigungen entscheiden am Ende über den Aufwand. Wer heute Gruppen, Gäste und Freigaben aus einem Verzeichnisdienst zieht, braucht auf der anderen Seite ebenfalls einen — sonst wird die Rechteverwaltung zur Handarbeit, und Handarbeit hält keine zwei Jahre.

Was tatsächlich zur Wahl steht

Und Mattermost, das eine US-Muttergesellschaft hat, quelloffen ist und im eigenen Rechenzentrum läuft.

Der letzte Fall ist der lehrreiche. Nach der reinen Herkunftslogik gehört Mattermost von der Liste gestrichen. Nach der Frage, die tatsächlich zählt — was kostet mich das Weggehen —, steht es über manchem europäischen Mietprodukt, aus dem sich Daten nur mit Herstellerhilfe herausholen lassen. Das ist unbequem, aber es ist die Konsequenz aus dem, was Vendor Lock-in wirklich beschreibt.

Drei Fragen, die vor die Auswahl gehören

Erstens: Kommt der alte Verlauf mit? In den meisten Fällen nicht vollständig. Das ist verkraftbar, wenn es vorher gesagt wurde, und ein Vertrauensbruch, wenn es jemand am Umstellungstag entdeckt.

Zweitens: Wie kommen externe Partner herein, ohne ein Konto anzulegen? Wenn es dafür keinen offiziellen Weg gibt, entsteht innerhalb von zwei Wochen ein inoffizieller — und dann diskutieren Sie nicht mehr über Souveränität, sondern über Schatten-IT.

Drittens: Wer betreibt das, wenn die Person kündigt, die es aufgesetzt hat? Diese Frage entscheidet häufiger über den Erfolg als die beiden anderen zusammen. Ein selbst betriebener Dienst ohne zweite zuständige Person ist eine Abhängigkeit, die Sie nur verschoben haben.

Was schlechter wird

Die durchgehende Verzahnung fehlt. Wer heute aus dem Chat heraus eine Datei kommentiert, die im selben Fenster liegt, wird zwei Werkzeuge bemerken. Die Suche über alle Inhalte hinweg ist schwächer. Die mobilen Anwendungen sind rauer. Und die Telefonie-Integration erreicht in keiner Kombination denselben Stand.

Wer das vorher sagt, bekommt Nachsicht. Wer es verschweigt, verliert sie beim ersten Vorfall — und Nachsicht ist in solchen Vorhaben die knappste Ressource.

Der realistische Rahmen

Videokonferenz: ein Nachmittag. Chat mit Verzeichnisanbindung: vier bis acht Wochen, je nachdem, wie sauber die Gruppen heute gepflegt sind. Dateiablage: ein eigenes Vorhaben. Telefonie: ebenfalls, mit Vorlaufzeit für die Portierung.

Und wenn Sie nach Chat und Videokonferenz aufhören, weil sich der Rest nicht rechnet: Das ist kein halbes Ergebnis. Es sind zwei von fünf Schichten, die vorher nicht in Ihrer Hand lagen und es jetzt sind. Ein Souveräner Arbeitsplatz entsteht ohnehin nicht an einem Stichtag, sondern in Stufen.