28. Juni 2026 · 4 Min. Lesezeit

Beim CRM entscheidet nicht die Funktionsliste, sondern der Export

Kontakte umziehen kann jeder Anbieter. Notizen, Anhänge und Historie nicht. Wer den Export erst nach Vertragsschluss öffnet, hat die Entscheidung schon getroffen.

Kundendaten sind der Bestand, bei dem ein Wechsel am teuersten wird — und gleichzeitig der, bei dem am wenigsten geprüft wird, ob er überhaupt möglich ist.

Der Grund ist ein Missverständnis darüber, was in einem CRM eigentlich liegt. Kontakte sind der einfache Teil; die exportiert jedes System. Was den Wert ausmacht, ist der Rest: die Notiz aus dem Telefonat vor drei Jahren, der Anhang am Angebot, die Verknüpfung zwischen Firma, Ansprechpartner und Vorgang, die Historie, aus der hervorgeht, warum ein Auftrag verloren ging.

Genau dieser Teil fehlt in den meisten Exporten.

Der Test, der vor die Auswahl gehört

Er dauert eine halbe Stunde und funktioniert bei jedem Anbieter, der eine Testphase anbietet.

Legen Sie fünf Datensätze an, die Ihrem Alltag entsprechen: eine Firma mit zwei Ansprechpartnern, ein Vorgang mit Angebot als Anhang, drei Notizen mit Datum, eine abgeschlossene und eine offene Aufgabe, eine E-Mail, die dem Vorgang zugeordnet ist.

Dann exportieren Sie — und zwar so, wie Sie es im Ernstfall tun müssten, ohne Rückfrage beim Anbieter.

Anschließend öffnen Sie den Export und prüfen vier Dinge: Sind die Anhänge dabei oder nur Verweise auf Adressen, die nach Vertragsende nicht mehr erreichbar sind? Bleiben die Verknüpfungen zwischen den Datensätzen erhalten? Stehen die Zeitstempel drin? Und ist das Format ohne die Software des Anbieters lesbar?

Wer diese vier Fragen beantworten kann, hat mehr über den Anbieter erfahren als aus jedem Vergleichsportal.

Bestandteil	Gehört in den Export	Woran Sie das Fehlen merken
Stammdaten	ja	fehlt praktisch nie
Notizen mit Datum	ja	Zeitstempel fehlen oder tragen alle das Exportdatum
Anhänge	ja, als Datei	nur Verweise auf Adressen, die nach Vertragsende nicht mehr auflösen
Verknüpfungen	ja	Firma, Ansprechpartner und Vorgang stehen als drei Listen ohne Bezug
Vorgangshistorie	ja	nur der Endstand ist da, der Verlauf fehlt
Format	dokumentiert, maschinenlesbar	eine Sicherungsdatei, die nur die eigene Software wieder einliest

Was zur Auswahl steht

Odoo (Belgien) ist der stärkste Allrounder für Betriebe zwischen zehn und fünfzig Personen: CRM, Angebote, Rechnungen und Lager in einem, mit quelloffenem Kern und der Möglichkeit, selbst zu betreiben. Der Haken steht selten im Angebot: Sie führen kein CRM ein, Sie führen ein ERP ein. Das ist eine andere Projektgröße und braucht eine andere Entscheidung.

Twenty (Frankreich) ist jung, quelloffen und sichtbar für Salesforce-Aussteiger gebaut. Für kleine Vertriebsteams tragfähig, bei Automatisierung, Berichten und Schnittstellen noch dünn.

Dolibarr (Frankreich) wird seit 2003 entwickelt und seit 2009 von einem Verein getragen. Die Oberfläche stammt sichtbar aus einer anderen Zeit, und vieles hängt an Zusatzmodulen unterschiedlicher Qualität. Dafür gibt es hier keinen Kapitalgeber, der irgendwann einen Ausstieg braucht — in diesem Zusammenhang ist das ein Merkmal und kein Zufall.

CentralStationCRM (Köln) bleibt bewusst klein: Kontakte, Notizen, Aufgaben, kein Einführungsprojekt. Für Teams unter zwanzig oft genau richtig.

weclapp (Marburg) ist ein Mietprodukt mit Warenwirtschaft, stark in Handel und Fertigung.

Zwei Namen, die auf den Listen falsch stehen

Pipedrive wird bis heute als europäische Alternative geführt. Es wurde 2010 in Tartu gegründet, ist seit November 2020 mehrheitlich im Besitz von Vista Equity Partners aus Texas, und der Hauptsitz liegt in New York.

EspoCRM steht ebenfalls auf vielen dieser Listen. Entwickelt wird überwiegend in der Ukraine, die Muttergesellschaft ist eine Gesellschaft in Delaware.

Beides ist kein Vorwurf an die Produkte. Es ist ein Hinweis darauf, dass Herkunftsangaben in solchen Listen selten gepflegt werden — und dass die Frage nach dem Firmensitz ohnehin nachrangig ist, wenn der Exportpfad stimmt. Wer selbst betreibt, ist von einem Eigentümerwechsel weit weniger betroffen als jemand mit einem Mietvertrag und ohne Ausleitung.

Was Sie in den Vertrag schreiben lassen

Drei Sätze, die vor Vertragsschluss wenig kosten und danach kaum zu bekommen sind:

Der Export umfasst Stammdaten, Notizen, Anhänge, Verknüpfungen und Zeitstempel in einem dokumentierten, maschinenlesbaren Format.

Er ist jederzeit selbst auslösbar, ohne Mitwirkung des Anbieters und ohne gesondertes Entgelt.

Nach Vertragsende werden die Daten innerhalb einer festen Frist herausgegeben und anschließend gelöscht — beides mit Datum, nicht mit „auf Anfrage".

Seit September 2025 stützt der EU Data Act diese Punkte für Datenverarbeitungsdienste zusätzlich: Wechselentgelte sind beschränkt, Fristen gedeckelt, und der Anbieter muss beim Wechsel mitwirken. Die rechtliche Lage ist damit besser als die Vertragspraxis. Sie müssen sie nur nutzen.

Der eigentliche Punkt

Ein CRM ist die Software mit der höchsten emotionalen Bindung im Haus. Der Vertrieb hat sie sich ausgesucht, die Geschäftsführung sieht darin ihre Zahlen, und niemand wechselt sie aus Freude.

Genau deshalb ist sie der Ort, an dem Vendor Lock-in am teuersten wird — und an dem sich die Vorsorge am meisten lohnt. Ein Export, den nie jemand geöffnet hat, ist kein Export, sondern eine Hoffnung. Machen Sie ihn einmal auf, bevor Sie ihn brauchen.