Zwanzig echte Dokumente entscheiden über Ihr Office-Werkzeug

Die Entscheidung über das künftige Office-Werkzeug wird in den meisten Häusern falsch getroffen: mit einer Funktionsliste, einem Preisvergleich und einer Testinstallation, in der jemand ein leeres Dokument anlegt und feststellt, dass Fettdruck funktioniert.

Das beantwortet die einzige Frage nicht, die zählt. Sie lautet nicht „kann das Programm Textverarbeitung?", sondern „überleben unsere Dateien den Wechsel?"

Der Test

Nehmen Sie zwanzig Dokumente aus dem echten Bestand. Nicht zwanzig Testdateien — zwanzig, die tatsächlich benutzt werden:

Das Angebot mit dem Firmenlayout und der Fußzeile, die die Rechtsform enthält. Die Kalkulation mit den verschachtelten Formeln und dem Blattschutz. Das Formular, das an eine Behörde geht. Die Präsentation, die beim Kunden auf einem fremden Rechner läuft. Den Serienbrief mit Datenanbindung. Und die eine Datei, von der alle wissen, dass sie kompliziert ist.

Öffnen Sie jede davon in LibreOffice, in Collabora und in ONLYOFFICE. Speichern Sie sie, schließen Sie sie, öffnen Sie sie erneut — der Rundlauf ist der eigentliche Test, nicht das erste Öffnen.

Notieren Sie pro Datei nur drei Zustände: unverändert, kosmetisch verschoben, unbrauchbar.

So sieht das Raster aus. Die Zeilen unten sind ein Beispiel, keine Messung — Ihre Werte entstehen erst mit Ihren Dateien.

Nach einem halben Tag haben Sie eine Entscheidungsgrundlage, die kein Vergleichsportal liefern kann, weil sie mit Ihren Dateien entstanden ist.

Was dabei herauskommt

ONLYOFFICE bleibt bei Word- und Excel-Formaten am nächsten am Original. Wenn Ihr Schriftverkehr das Haus verlässt und beim Empfänger in Microsoft Office geöffnet wird, ist das der entscheidende Punkt. Der Hersteller, Ascensio System SIA, sitzt in Lettland; Entwicklung und Unternehmensgeschichte reichen nach Russland zurück. Für ein Handwerksunternehmen ist das kein Thema, für eine Behörde oder einen Betreiber kritischer Infrastruktur ein Prüfpunkt.

LibreOffice gewinnt bei allem, was lokal und ohne Server laufen soll. Es ist außerdem das einzige Werkzeug in dieser Reihe, das von einer Stiftung getragen wird und niemandem gehört, der es verkaufen könnte — was nach den Übernahmen der vergangenen Jahre kein nebensächliches Argument mehr ist.

Collabora bringt gemeinsames Bearbeiten im Browser und fügt sich in Nextcloud ein. Es ist spürbar langsamer als Microsoft 365, sobald drei Personen gleichzeitig in derselben Tabelle arbeiten.

CryptPad ist die Wahl für Inhalte, bei denen der Server nichts mitlesen soll: Ende-zu-Ende verschlüsselt, dafür funktionsärmer.

Und Docs, aus der Zusammenarbeit der französischen und der deutschen Verwaltungsdigitalisierung, ist das erste Werkzeug dieser Reihe, bei dem zwei Staaten gemeinsam an der Grundlage bauen statt jeder für sich.

Was der Test außerdem findet

Er findet die Makros. In fast jedem Haus gibt es zwischen fünf und zwanzig Tabellen mit eingebauter Automatik — die Angebotskalkulation, die Provisionsabrechnung, die Urlaubsplanung. Sie stammen häufig von einer Person, die nicht mehr da ist, sind nirgends dokumentiert und stehen auf keiner Projektliste.

Wenn sie beim Rundlauf auffallen, haben Sie ein planbares Problem. Wenn sie erst am Monatsende nach der Umstellung auffallen, haben Sie ein anderes.

Sortieren Sie die Funde: Was selten benutzt wird und niemanden aufhält, wird ersatzlos gestrichen. Was übrig bleibt — meistens zwei bis fünf wirklich geschäftskritische Dateien — wird nachgebaut, als Skript oder als Funktion im neuen System.

Das Ergebnis richtig lesen

Wenn drei von zwanzig Dokumenten unbrauchbar aus dem Rundlauf kommen, ist das kein Argument gegen den Wechsel. Es sind drei Vorlagen, die neu gebaut werden — ein bezifferbarer Aufwand, den Sie vor der Entscheidung kennen statt danach.

Wenn zwölf von zwanzig unbrauchbar sind, ist es ein Argument, die Dokumentenbearbeitung als letzte Stufe zu behandeln und zuerst alles andere umzustellen. Auch das ist ein Ergebnis. Offene Standards helfen hier langfristig mehr als jede Formatkonvertierung: Was einmal in einem offenen Format liegt, überlebt den nächsten Wechsel ohne diesen Test.