OneDrive verlassen: die kalte Hälfte zuerst

Die Liste der sicheren deutschen Dateiablagen war vor vier Jahren länger als heute. Im November 2023 gingen die ownCloud GmbH aus Nürnberg und die DRACOON GmbH aus Regensburg innerhalb weniger Wochen an denselben kalifornischen Käufer, zusammen mit einem britischen Anbieter.

An der Software änderte sich an diesem Tag nichts. An der Rechtslage der Muttergesellschaften alles.

Wer daraus mitnimmt, dass Alternativen sinnlos seien, zieht den falschen Schluss. Der richtige lautet: Der Betrieb im eigenen Haus und ein offenes Format sind mehr wert als die Fahne auf der Website — weil sie einen Eigentümerwechsel überstehen.

Der Bestand hat zwei Hälften

In jedem Unternehmen zerfällt die Dateiablage in zwei Teile, die völlig unterschiedliche Migrationsprobleme sind.

Die kalte Hälfte sind Archive, abgeschlossene Projekte, Vertragsordner, Bildmaterial, Buchhaltungsjahrgänge. Dort schreibt niemand gemeinsam, dort ändert sich nichts, dort zählt nur, dass die Ordnerstruktur und die Zugriffsrechte erhalten bleiben. Diese Hälfte zieht an einem Wochenende um. Bei den meisten Unternehmen macht sie den weit größeren Teil des Volumens aus.

Die heiße Hälfte sind die Ordner, in denen drei Leute gleichzeitig an derselben Tabelle arbeiten. Sie ist kein Ablage-Problem, sondern ein Problem der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung — und sie wird deshalb später gelöst, zusammen mit der Frage, welche Office-Werkzeuge künftig verwendet werden.

Wer beides in einem Schritt macht, hat kein Migrationsprojekt mehr, sondern zwei gleichzeitig, und scheitert am zweiten.

Was zur Auswahl steht

Nextcloud (Stuttgart) ist der naheliegende Zielpunkt: quelloffen, selbst betreibbar, mit Kalender, Kontakten und Dokumentbearbeitung als Anbau. Der Haken steht nie im Angebot: Sie betreiben ab jetzt einen Server. Ohne feste Zuständigkeit für Updates wird daraus in achtzehn Monaten ein Sicherheitsproblem — und aus dem Souveränitätsgewinn ein Risiko.

Luckycloud (Berlin) liefert gehostetes Seafile mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Filen (Deutschland) ist konsequent verschlüsselt und ein junges Produkt mit kleinem Team.

Tresorit (Ungarn/Schweiz, seit einigen Jahren im Besitz der Schweizerischen Post) ist ausgereift und teuer, mit der besten Rechteverwaltung in dieser Reihe.

kDrive von Infomaniak und pCloud (beide Schweiz) liegen außerhalb der EU, aber unter einem Angemessenheitsbeschluss und ohne CLOUD-Act-Äquivalent.

Der Unterschied zwischen diesen Optionen liegt selten in der Funktionsliste. Er liegt darin, ob Sie einen Server betreiben wollen oder eine Rechnung bezahlen.

Die Punkte, an denen es tatsächlich klemmt

Pfadlängen und Sonderzeichen. Gewachsene Ablagen enthalten Ordnernamen mit Schrägstrichen, Doppelpunkten und dreihundert Zeichen Länge. Das fällt beim Umzug auf, nicht vorher. Ein Testlauf mit dem größten Ordner klärt es in einer Stunde.

Freigabelinks. Alles, was Sie extern geteilt haben, zeigt nach dem Umzug ins Leere. Das betrifft oft Angebote, die noch offen sind. Vor der Umstellung eine Liste der aktiven Freigaben ziehen und die wichtigen aktiv ersetzen.

Der Synchronisationsordner auf den Rechnern. Wenn zweihundert Endgeräte gleichzeitig einen neuen Bestand ziehen, steht Ihre Leitung. Rollen Sie das in Wellen aus.

Rechte, die niemand mehr versteht. In jedem gewachsenen Bestand gibt es Ordner mit Einzelfreigaben für Leute, die längst gegangen sind. Der Umzug ist die einzige Gelegenheit in fünf Jahren, das aufzuräumen. Nutzen Sie sie, aber planen Sie Zeit dafür ein.

Was danach besser ist

Der Bestand liegt an einem Ort, den Sie benennen können. Die Rechte sind aufgeräumt. Und Sie haben eine belastbare Antwort auf die Frage, wie lange eine vollständige Ausleitung dauert — weil Sie sie gerade gemacht haben.

Diese Zahl ist mehr wert als jede Zusicherung im Vertrag. Sie ist der Kern jeder Exit-Strategie, und sie lässt sich nur durch Tun ermitteln, nicht durch Lesen.

Der ehrliche Teil

Die Suche über den gesamten Bestand ist bei allen Alternativen schwächer als bei den großen Anbietern. Die mobilen Anwendungen sind rauer. Und die gemeinsame Bearbeitung im Browser bleibt langsamer.

Sagen Sie das vorher. Wer es verschweigt, verliert die Glaubwürdigkeit beim ersten Vorfall — und die kalte Hälfte, die reibungslos umgezogen ist, zählt dann nicht mehr.