Microsoft 365 verlassen: die Reihenfolge, an der es meistens scheitert

Wir haben inzwischen genug solcher Vorhaben begleitet, um zu wissen, woran sie scheitern. Es ist nie die Technik. Es ist immer die Reihenfolge.

Der übliche Fehler sieht so aus: Die Geschäftsführung beschließt den Ausstieg, die IT beginnt beim größten Posten — den Postfächern — und in Woche drei steht die halbe Belegschaft in der Tür, weil eine Kalendereinladung an einen externen Partner nicht richtig angekommen ist. Danach ist das Vorhaben politisch tot, unabhängig davon, wie gut die Migration technisch lief.

Die Reihenfolge, die funktioniert

Stufe 1: Videokonferenz. Kein Datenumzug, keine Migration, kein Risiko. Ein neuer Link im Kalender. Wenn OpenTalk oder Nextcloud Talk nicht funktioniert, merken Sie es in der ersten Besprechung und schalten zurück. Der Aufwand ist ein Nachmittag, der Nutzen ist ein sichtbarer Beweis, dass ein europäisches Werkzeug nicht automatisch schlechter ist. Diesen Beweis brauchen Sie für alles Weitere.

Stufe 2: Dateiablage, aber nur die kalte Hälfte. Jedes Unternehmen hat Ablagen, in denen niemand gemeinsam schreibt: Archive, Projektabschlüsse, Vertragsordner, Bildmaterial. Die ziehen ohne Reibung um. Die heiße Hälfte — die Ordner, in denen drei Leute gleichzeitig an derselben Tabelle arbeiten — lassen Sie zunächst liegen.

Stufe 3: Chat. Politisch heikler als Video, weil Verlauf und Gewohnheit dranhängen. Technisch mit Matrix und Element gelöst. Rechnen Sie damit, dass alte Verläufe nicht mitkommen, und sagen Sie das vorher.

Stufe 4: E-Mail und Kalender. Erst jetzt. IMAP-Synchronisation ist ein gelöstes Problem, der MX-Eintrag wird zuletzt umgestellt, und Sie beginnen mit einer Abteilung, die kooperativ ist, nicht mit dem Vertrieb.

Stufe 5: Dokumentenbearbeitung. Der schwerste Teil, deshalb zuletzt. Hier sitzen die Makros, die Vorlagen und der externe Schriftverkehr.

Was Sie vorher testen müssen

Nehmen Sie zwanzig echte Dokumente aus Ihrem Bestand. Nicht zwanzig Testdateien — zwanzig, die tatsächlich benutzt werden. Das Angebot mit dem Firmenlayout, die Kalkulationstabelle mit den verschachtelten Formeln, das Formular, das an eine Behörde geht.

Öffnen Sie die in LibreOffice, in Collabora und in ONLYOFFICE. Sie werden feststellen, dass ONLYOFFICE bei OOXML am nächsten am Original bleibt und LibreOffice bei allem gewinnt, was lokal und ohne Server laufen soll. Dieses Ergebnis ist Ihre Werkzeugentscheidung, und es dauert einen halben Tag.

Was schlechter wird, und warum man das sagen sollte

Die gemeinsame Bearbeitung in Collabora ist langsamer als in Microsoft 365. Die Suche über den gesamten Dateibestand ist schwächer. Die Handy-Apps sind rauer. Und es gibt keine Abteilung im Haus, die noch nie ein Excel-Makro gebraucht hat.

Wer das verschweigt, verliert die Glaubwürdigkeit beim ersten Vorfall. Wer es vorher sagt, bekommt Nachsicht — und Nachsicht ist die knappste Ressource in einem solchen Vorhaben.

Der Zeitraum

Für ein Unternehmen mit 100 bis 300 Arbeitsplätzen liegt der realistische Rahmen bei zwölf bis achtzehn Monaten für alle fünf Stufen, wenn nebenher das Tagesgeschäft weiterläuft. Stufe 1 und 2 sind in acht Wochen machbar.

Und wenn Sie nach Stufe 3 aufhören, weil die Dokumentenbearbeitung sich nicht rechnet: auch gut. Drei von fünf Schichten europäisch ist besser als eine Grundsatzdebatte, die in null Schichten endet.